Olá
Analista X! Nesse artigo estarei falando um pouco sobre minha ferramenta preferida: Tabela Dinâmica. Muitos ainda fogem dessa ferramenta como vampiro foge da cruz. Mas apenas por sem mal compreendida. A uns anos atrás vi uma pesquisa que apenas 17% dos usuários do Excel usam a Tabela Dinâmica (não sei se é verdadeira, mas pela minha experiência é bem provável que sim). Com isso, irei explanar aqui:- O que é?
- Porque usar?
- E como ela pode melhorar sua produtividade?
Big Data e BI, os motivos de querer usar uma tabela dinâmica
Hoje
em dia, é muito provável que você já deve ter ouvido falar de Business
Intelligence (BI) e/ou Big Data. Ambos os termos não são recentes, eles já são
discutidos a muitas décadas. Mas ultimamente tem virado febre no meio dos
Analista. Big Data significa “volume monstruoso de dados” ou grandes dados,
como preferir. E Business Intelligence, mais conhecido como BI, são técnicas e
ferramentas capazes de transformar um volume gigantesco de dados em informações
úteis e claras para determinados objetivos das empresas. Hoje, os dados e informações
disponíveis estão a anos-luz do que era a apenas 20 ou 30 anos. E neste período,
o número de dados geradas já era assustador para época.
A tecnologia de hoje
nos trouxe uma possibilidade de levantamento de dados surpreendente e
transforma-los em valiosas peças estratégicas para as empresas. Hoje é possível
saber o tráfego das vias urbanas antes de saímos de casa. No próprio Google, conseguimos
saber a média do fluxo de pessoas em uma determinada loja e em que horário é
mais intenso ou não, apenas com o recurso de geolocalização já incluído no seu
smartphone. O nível de informações que o Facebook tem sobre as pessoas é
extremamente valiosa. Se você quiser realizar uma publicação patrocinada no
Facebook, você consegue escolher a região, a idade das pessoas, se essas
pessoas estão no local ou moram pela região, os interesses dela, o gênero.
Incrível!
Dentro
de uma empresa, o mesmo ocorre. Conseguimos realizar o levantamento sobre os
clientes de forma muito mais assertiva. Podendo trabalhar com um foco maior nos
projetos estratégicos da empesa. O trabalho do analista é transformar os dados disponíveis
em uma informação clara e precisa (ou o mais precisa possível) para que a
empresa possa tomar uma decisão direta e concisa. Mas, diariamente é necessário
criar diversos indicadores, Dashboard, relatórios que é quase impossível
levantar todas as informações que uma empresa precisa num curto espaço de tempo.
Claro que já existem software trabalhando com o BI nas empresas, agilizando o
processo. Mas enquanto isso não é com a maioria das empresas, existem formas
mais viável (financeiramente e operacional) de trabalhar com o BI.
SelfService BI (SSBI) do Excel
Em
2015, a Microsoft lançou o PowerBI. A mais nova ferramenta para trabalhar com o
BI em conjunto com seus dados, seja em um banco de dados do seu servidor ou em
apenas arquivos de textos ou Excel. Mas o recurso em si do PowerBI já existia
bem antes dele existir, os famosos suplementos Power do Excel: PowerPivot,
Power Query e Power View. Eles serão, junto com o PowerBI, bem explicados nos
artigos posteriores.
Eu
comecei a usar o suplemento Power, mais precisamente Power Query, em 2013, quando
quis melhorar minhas consultas realizadas aos bancos de dados de diversas
fontes para carregar minhas tabelas dinâmica. E este recurso me deu a possibilidade
de moldar informações incríveis apenas com o recurso de cruzar vários bancos de
dados e customizar a minha consulta a esses dados de uma forma muito mais
produtiva. Claro que enlouqueci quando realmente descobrir o PowerPivot, que dá
exatamente essa possibilidade ao Excel, cruzar diversos bancos de dados e criar
medidas (funções muitos mais avançadas que as formulas básicas do Excel).
E
sempre que mostrava para meus colegas o que os suplementos Power faziam, eles
travavam em uma parte dizendo “Ah, tem que usar tabela dinâmica? Deixa para lá.”.
O Power View tem o objetivo de mostrar essas informações em um Dashboard sem a “necessidade”
de usar a tabela dinâmica. Mas o recurso só estar disponível a partir do Excel
2013, e muitos ainda usavam o 2010, onde a maneira mais viável de gerar
informações com esses dados tratados seria pela tabela dinâmica. Mas isso não é
o ruim, ainda é INCRÍVEL! Mas os usuários ainda fogem da temida tabela
dinâmica.
"Tabela dinâmica não é inflexível.
É apenas diferente e melhor."
Porque as pessoas fogem da tabela dinâmica?
A
resposta do porquê as pessoas fogem é simples, pois os usuários pensam que a tabela
dinâmica é inflexível, mas na verdade não é. Acontece que ela é diferente,
apenas isso. Estamos acostumados a mudar algo em uma tabela comum no Excel de
uma forma. Na tabela dinâmica é possível fazer muitas coisas que é feito na
comum, só que de outra forma e com resultados muito mais produtivos, para não
dizer melhor.
Mas enfim, o que é a tabela dinâmica e porque usar?
Como já disse, hoje estamos recebendo uma quantidade imensa
de dados de todos os lados, e se você já trabalha como um analista, deve
receber constantemente diversos arquivos e incluir na sua pasta de trabalho do
Excel, fazendo com que tenha que criar sempre novas tabelas e escrever formulas
atrás de formulas quando precisa mostrar uma nova informação. Além de ter que
ficar naquele COPIAR e COLAR uma nova base para atualizar seus gráficos e
tabelas. Claro, se você programa em VBA ajuda bastante.
A tabela dinâmica pega todos os dados oriundo de um arquivo
de texto, Excel ou algum banco de dados de um servidor (ou Access) e transforma
em tabela e/ou gráfico (informações) na sua pasta de trabalho, apenas
atualizando o arquivo de origem, ou melhor, os arquivos de origem, se for o
caso (o SelfService BI do Excel faz isso).
Acredito que você já deve saber disso e ainda estar naquela trava,
“Mas é uma Tabela Dinâmica, eu não sei usa-la direito.”. Eu sei que ela é diferente
do comum, mas acredite quando eu falo que ela irá ajudá-lo a aumentar sua produtividade
radicalmente. Pois com ela você conseguirá apresentar várias informações de
forma mais rápida e até mais precisa. E quando combinado com o SelfService BI,
pronto, você virou um monstro. Conseguindo mostrar indicadores impressionantes
no qual antes você não conseguia chegar. Pelo menos não com muito tempo
investido.
Exemplo prático
Vamos imaginar que você receba três informações distintas de
três sistemas distintos e que conciliar esses dados gerando informações em uma
única tabela ou Dashboard. Os arquivos são:
- Vendas (vendas.xlsx);
- Clientes (clientes.txt); e
- Estoque (estoque.csv).
Primeiro, cada arquivo estão formatos diferente, o que complicaria
mais ainda o seu trabalho. Pois você precisa atualizar esses arquivos todos os
dias e rápido. Normalmente faríamos algumas artimanhas atualizando a base
dentro de uma planilha da própria pasta de trabalho do Excel onde irá atualizar
essas informações ou escreveria um algoritmo no VBA para poder fazer isso
automaticamente. Programei muito em VBA, um dos motivos de não ter entrado na
tabela dinâmica antes.
Já com a tabela dinâmica, usando o Power Query para consultar
os arquivos distintos e transformar esses dados na estrutura que precisamos,
apenas precisaríamos atualizar esses arquivos lá na pasta onde ele estar salvo.
E quando digo atualizar não é apenas substituir o arquivo, se quiser, mas
apenas salvar na pasta e configurar na consulta do Power Query para buscar
apenas o arquivo mais recente.
Agora, já imaginou fazendo isso? O quão produtivo você
ficaria?
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